Digitales Dokumentenmanagement statt Papierarchiv
Gesundheitsorganisation mit papierbasierter Dokumentenablage
Die fortgesetzte Nutzung papierbasierter Dokumentenablage verursachte Ineffizienzen und Compliance-Risiken.
Die Herausforderung
Die Ausgangslage
Die fortgesetzte Nutzung papierbasierter Dokumentenablage führte zu erheblichen Ineffizienzen und Compliance-Risiken. Ein digitales Dokumentenmanagementsystem war notwendig, um Abläufe zu straffen, manuelle Fehler zu reduzieren und die regulatorische Compliance sicherzustellen, ohne bestehende Arbeitsabläufe zu stören.
Unser Vorgehen
Was wir geliefert haben
Einführung eines digitalen eArchivs für die Dokumentenablage
Schulung der End-User für die neuen digitalen Abläufe
Vorgeschaltete Risikoanalyse zur Absicherung des Übergangs
Das Ergebnis
Ergebnisse & Wirkung
Papierlose Ablage
Vollständige Ablösung der papierbasierten Dokumentenablage.
Reibungsloser Übergang
Umstellung ohne Störung der bestehenden Arbeitsabläufe.
Reduzierte Compliance-Risiken
Verringerung der Compliance-Risiken aus manueller Dokumentenführung.
Fazit
Die Organisation arbeitet papierlos mit einem digitalen eArchive, das manuelle Fehler reduziert und die regulatorische Compliance der Dokumentenführung stärkt.
Passende Expertise
Digitalisierung Life Sciences →
Die eArchive-Einführung ist ein klassisches Digitalisierungsprojekt, das die GMP-konforme Ablösung papierbasierter Prozesse durch digitale Systeme adressiert.
Data Integrity Assurance →
Der Übergang von Papier- zu digitaler Dokumentenverwaltung berührt unmittelbar die Datenintegrität nach ALCOA+, die im Rahmen der Compliance-Prüfungen sichergestellt werden musste.
Computer System Validierung (CSV) →
Die Integration des neuen eArchive-Systems in die IT-Infrastruktur erfordert eine GMP-konforme Validierung nach GAMP 5, wie sie im Projekt durchgeführt wurde.
Business, Data & IT →
Der Aufbau einer GxP-konformen, validierten IT-Landschaft war zentrale Voraussetzung für die nahtlose Migration zum digitalen Dokumentenmanagement.
Quellen
- Entourage Projekterfahrung (anonymisiert)
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