Launch readiness nella supply chain: che cosa dovrebbe essere pronto sei mesi prima dell'autorizzazione

Molti presupposti di un lancio richiedono da 12 a 18 mesi di anticipo, spesso di più, e non si recuperano nel breve periodo. Sei mesi prima dell'autorizzazione è un punto di verifica importante e sensato per la supply chain.

Un lancio farmaceutico riesce solo se la supply chain è in grado di consegnare il giorno dell'autorizzazione. Molti dei presupposti, dai fornitori qualificati ai processi convalidati, fino a capacità e autorizzazioni, richiedono da 12 a 18 mesi di anticipo, a seconda del materiale e del fornitore anche di più. Ciò che manca qui non si recupera nel breve periodo.

Sei mesi prima dell'autorizzazione, in breve T-6, è quindi l'ultimo punto di verifica sensato. Entro quel momento le attività a lungo anticipo devono essere concluse. Ciò che dipende dai testi finali dell'autorizzazione, ad esempio i materiali di confezionamento stampati, può essere ancora in corso, ma in modo controllato e con tempi di consegna concordati. La checklist seguente descrive questo stato per un lancio dal proprio stabilimento, da governance e produzione fino a qualità e acquisti, pianificazione, logistica e customer service.

La linea temporale: che cosa deve iniziare quando

Qualifica dei fornitori e tech transfer iniziano almeno 18 mesi prima dell'autorizzazione, la convalida del processo e gli acquisti long-lead circa dodici mesi prima, a seconda del materiale e del fornitore anche prima. Da T-6 seguono l'inspection readiness, la produzione at-risk del bulk di lancio, le anagrafiche e l'eventuale codifica (serializzazione) e la qualifica della logistica. Creazione dei clienti, prezzi e formazione del customer service si svolgono negli ultimi mesi, testi finali e stampa dei materiali di confezionamento stampati proprio alla fine. Dopo l'autorizzazione restano confezionamento, rilascio QP e consegna. La linea temporale mostra un progetto ideale; quanto presto debba iniziare un passo dipende molto dalle circostanze.

Da qui discende la logica della checklist: che cosa deve essere concluso a T-6 e che cosa può essere ancora in corso in quel momento?

Governance e produzione

Concluso a T-6: È insediato un team di launch readiness, con piano di lancio, registro dei rischi e scenari. In produzione sono conclusi tech transfer, qualifica (IQ/OQ/PQ) e convalida del processo (PPQ). Le capacità per produzione, confezionamento, laboratorio QC e magazzino sono confermate, il personale è formato.

In corso a T-6: revisioni mensili con gate fissi a T-6, T-3 e T-1; l'autorizzazione alla produzione e la preparazione della pre-approval inspection (PAI); la produzione at-risk del bulk di lancio e, con essa, l'assestamento del rilascio QC e QP.

Qualità: QA e QC

QA: Conclusi a T-6 sono la nomina della persona qualificata (QP) con un processo di rilascio definito, i quality agreement con fornitori e 3PL e un QMS consolidato con SOP, change control, gestione delle deviazioni e delle CAPA, gestione della formazione e dei fornitori. Ancora in corso sono l'inspection readiness con mock inspection, site master file, autoispezione e data integrity, il rilascio dei lotti di lancio e il processo di gestione dei reclami e dei ritiri.

QC: Conclusi sono il trasferimento e la convalida dei metodi analitici e la qualifica del laboratorio e del LIMS. Ancora in corso sono le specifiche finali, gli standard di riferimento, il programma di stabilità e la capacità di analisi per rilascio e merce in ingresso, compreso il controllo dei testi dei materiali di confezionamento stampati.

Acquisti: tre gruppi di materiali, tre momenti

Negli acquisti conviene distinguere tre gruppi di materiali, perché possono essere definiti con anticipo diverso.

• Principio attivo, eccipienti e materiali di confezionamento primario: I fornitori sono qualificati e conformi al dossier, contratti e quality agreement sono conclusi. Ancora in corso sono gli ordini long-lead per il materiale di lancio.
• Materiali di confezionamento secondario non stampati come cartoni esterni, cartoni di spedizione, vassoi e inserti: I fornitori sono qualificati. Le quantità di lancio possono essere ordinate già ora, perché non dipendono dai testi.
• Materiali di confezionamento stampati come astucci, fogli illustrativi ed etichette: Le tipografie sono qualificate, i file di stampa sono pronti. Si stampa solo dopo i testi finali. Per questo con le tipografie deve essere concordato un tempo di consegna espresso di due a quattro settimane.

Pianificazione, logistica e customer service

Pianificazione: Conclusi sono il forecast di lancio per Paese e scenario nell'S&OP e la definizione della durata di conservazione. Ancora in corso sono la decisione tra produzione at-risk e postponement, la strategia delle scorte e le regole di allocazione, oltre alle anagrafiche in ERP, MES e WMS e alla serializzazione (GTIN/PPN, PZN/IFA, EMVS).

Logistica: Conclusi sono il modello di distribuzione, la scelta del 3PL, il concetto di gestione della temperatura, la GDP e l'autorizzazione alla distribuzione all'ingrosso. Ancora in corso sono la convalida del trasporto, il collegamento EDI del 3PL e una mock shipment, così come il processo di resi e ritiri, compreso un mock recall.

Customer service e order-to-cash: Conclusi sono il processo order-to-cash e i canali di vendita. Ancora in corso sono le anagrafiche clienti, i prezzi e la comunicazione dei prezzi (IFA, Lauer-Taxe), l'interfaccia con reclami e farmacovigilanza, la formazione del customer service e un dry run.

Tre rischi da mettere sul tavolo a T-6

Questi tre rischi non sono l'eccezione, ma realtà in praticamente ogni lancio. Il motivo sta nella procedura autorizzativa: l'autorità ha più momenti in cui può intervenire sulla tempistica della procedura, ad esempio sospendendola (clock stop) o richiedendo modifiche ai testi in ritardo.

• La procedura autorizzativa subisce ritardi. Le cause sono soprattutto le numerose domande dell'autorità sul dossier, ad esempio su dati di qualità, di stabilità o clinici, la cui risposta richiede studi o analisi aggiuntivi. A questo si aggiungono carenze emerse nell'ispezione GMP del sito di produzione o di controllo, che devono prima essere risolte e, se necessario, riesaminate con una nuova ispezione. I ritardi nascono anche quando il richiedente deve prorogare i termini di risposta o l'autorità non rispetta i propri termini a causa del sovraccarico di lavoro.
• Produzione, confezionamento o laboratorio QC diventano il collo di bottiglia nel ramp-up. È più la regola che l'eccezione. Un lancio significa produrre, confezionare e rilasciare sotto pressione più lotti di un nuovo prodotto. In produzione e confezionamento il collo di bottiglia è semplicemente la quantità. Nel QC sono spesso i nuovi metodi, e i primi lotti commerciali sono di solito anche lotti di convalida, con un tempo di consegna corrispondentemente più lungo.
• Una modifica tardiva dei testi ritarda i materiali di confezionamento stampati. L'autorità può richiedere una modifica dei testi fino a pochi giorni prima dell'autorizzazione, e il QC interno può rilasciare in via definitiva i materiali stampati solo dopo l'approvazione dell'autorità. Ogni modifica tardiva incide perciò direttamente sulla data di lancio.

Quanto più importante è il prodotto e quanto più conta il momento dell'ingresso sul mercato, tanto più rischio viene assunto consapevolmente a questo punto. Dalla pratica: in diversi lanci i materiali di confezionamento stampati sono stati ordinati a rischio, con rilascio interno, e stoccati, nella speranza che i testi non cambiassero più. Si sono guadagnate così da due a tre settimane.

Se la produzione è affidata a un CMO o CDMO, si aggiunge un ulteriore presupposto: un accordo contrattuale solido con tale partner, che copra tutti i punti sopra citati.